Jeder Mietvertrag enthält eine Vereinbarung über den Mietbetrag und auch die Nebenkosten, welche gesondert aufgeführt und abgerechnet werden. Zwar genießen der Mieter und der Vermieter die Freiheit, sich mit dem Vertrag über die Kosten zu einigen, dennoch müssen sich beide bewusst sein, dass jede Vereinbarung auch Kostenrisiken mit sich bringt. Wenn eine Abrechnung aller Leistungen sehr pauschal erfolgt, entsteht für beide Seiten ein geringer Aufwand. Normalerweise werden Mietverträge mit einer Nettokaltmiete abgeschlossen. In solchen Fällen muss der Mieter eine Vorauszahlung für Heizung Betriebskosten jeden Monat entrichten. Die dabei tatsächlich angefallen Kosten werden dann einmal jährlich mit der Betriebskostenabrechnung verrechnet. Fallen die Kosten höher aus, muss der Mieter nachbezahlen, andersrum, also hat der Mieter mehr Betriebskosten bezahlt, als entstanden sind, bekommt er den zu viel bezahlten Betrag zurückerstattet. Die Bruttokaltmiete wird eher selten angewendet. Diese stellt für Vermieter einen Vorteil dar, weil er die „kalten Betriebskosten“ nicht gesondert abgerechnet werden. Dazu gehören auch die Kosten für Grundsteuer, Hauswart, Fahrstuhl, Schornsteinfeger, Gartenpflege und weitere Aufwendungen, die mit der Vermietung in Verbindung stehen. Heizkosten und teilweise auch Warmwasserkosten fallen nicht darunter. Dies bedeutet, dass in der Bruttokaltmiete alle Betriebskosten eingerechnet sind, mit Ausnahme der Heizung und des Warmwassers. Für diese beiden Kostenpunkte erfolgt eine gesonderte Abrechnung, welche teilweise über ein Fremdunternehmen berechnet werden. Hierfür werden dann die Heiz- und Warmwasserzähler einmal im Jahr abgelesen. Anhand der Daten können dann die entstandenen Heiz- und Warmwasserkosten gerechnet werden. Bei der Betriebskostenabrechnung erfolgt dann die Aufstellung der Bruttokaltmiete, den Betriebskosten und der Heiz- und Warmwasserkosten. Jeder Punkt wird gesondert aufgeführt. Wird mit einem Mietvertrag eine Bruttokaltmiete vereinbart, muss diese detailliert und mit allen in diesem Zusammenhang stehenden Kosten exakt aufgeführt werden. Zwar hat der Vermieter den Vorteil, dass die Betriebskosten nicht alle gesondert abzurechnen sind, vom Kostenfaktor aber macht es keinen Unterschied für den Mieter. Dieser kann sich auch die detaillierten Betriebskosten geben lassen, um zu erfahren, welche Kosten für einzelne Punkte berechnet werden.
Wird eine Bruttokaltmiete angegeben, nimmt der Vermieter die Berechnung für die Heiz- und Warmwasserkosten meist nicht selbst vor, sondern lässt dies durch ein Unternehmen durchführen, welches die Heizkostenmessung und damit verbundene Abrechnung durchführt.
